Ziekenhuisfacturatie kan echt eenvoudiger

08 februari 2018

Facturatiesoftware voor ziekenhuizen in België behoort ongetwijfeld tot de meest complexe software die je maar kan bedenken… Dat kan allicht beter, en liefst ook nog wat meer elektronisch.

© © iStock

Niet dat een factuur in wezen zo verschillend is in een ziekenhuis, want alles bij elkaar is het niet meer dan een bericht dat vermeldt welk bedrag moet worden betaald. De uit daging schuilt in de grote verscheidenheid aan handelingen en prestaties die moeten worden vergoed (onder meer in een rist interne facturatiestromen), en die vervolgens ook nog eens moeten worden vertaald naar een uitgebreid en hels tarificatiesysteem. Waarna alles nog moet worden getoetst op correctheid, eerst intern, en nadien extern (door mutualiteiten), vooraleer de factuur echt kan worden betaald door de betrokken partijen. In casu door de patiënt, mutualiteiten en overheid.

Het verbaast dan ook in het geheel niet dat maar een beperkt aantal van dergelijke pakketten beschikbaar zijn in België. Immers, heel wat producenten van ziekenhuisadministratiesoftware bedanken voor de investeringen om hun facturatie/tarificatie-pakketten aan te passen aan de Belgische realiteit… en belang rijker, aangepast te houden aan de – niet zelden uiterst snel – veranderende regels.

Eerste uitdaging: input

Een eerste uitdaging betreft de input vanuit de ziekenhuiswerking zelf, onder meer vanuit het elektronisch patiëntendossier. “Wij gaan uit van activiteiten die niet meteen samenvallen met prestaties, en dus anders zijn dan de nomenclatuur,” aldus Roel Martens, COO nexuszhealth, “Dat moet dan worden omgezet naar een bruto nomenclatuur, en vervolgens gevalideerd door de arts. Nadien wordt die naar de facturatieapplicatie gestuurd, en wordt een controle verricht.” Cruciaal bij dat alles zijn de ‘mappingtabellen’ om die omzetting uit te voeren… en om de vele, soms snelle veranderingen van overheidswege aan te kunnen, evenals mogelijke aanpassingen aan de wensen van de individuele ziekenhuizen. De overdracht van die informatie zelf gebeurt met ‘flat files’ (“dat werkt”) maar evengoed zou dit middels gestandaardiseerd dataverkeer (“HL7”) of webservices kunnen (“onder meer in het kader van directe inning”).

Een gelijkaardig verhaal is te horen bij Rob Reijn, director & client results executive Cerner Benelux: “Neen, we bieden geen facturatiepakket in ziekenhuizen aan in België, omwille van de kosten/baten”. Waarbij België duidelijk niet groot genoeg is als markt. Ook hier wordt gebruik gemaakt input uit het patiëntendossier naar de facturatieapplicatie middels een ‘vertaalslag naar de nomenclatuur’.

De kwaliteit van die vertaalslag en de koppeling met de facturatiesoftware spelen overigens een belangrijke rol in de marktaanpak van bedrijven met patiënten-dossier software. Immers, een ziekenhuis zal niet licht de overstap naar een ander systeem zetten, als geen ijzersterke garanties inzake bedrijfscontinuïteit kunnen worden geboden. Zelfs luttele percenten aan fouten in de facturatiemassa kunnen ziekenhuizen veel geld kosten, zodat bij alle inputleveranciers de controlemogelijkheden door de artsen wordt benadrukt.

Algemeen klinkt dan ook de vraag om verduidelijking en vereenvoudiging van de regels. Bij Xperthis (Xtenso), leverancier van Oazis (Tarificatie/Facturaie), wordt dat beaamd. “Er is elke week wel een beslissing,” constateert Marc Verhetsel. “Met allicht ‘terugwerkende kracht’,” verzucht Luc Van Cromphaut aansluitend. Het is de rol van de facturatie/tarificatie software om de wet goed te interpreteren (ook als bij de beslissingen niet de volledige context werd bekeken, of als het moeilijke gevallen betreft), en voorts ook in de praktijk te checken of aan de inputzijde ook echt de nodige informatie wordt aangeboden.

Meer info voor controle

In de praktijk komt een factuur, ook na interne controle, vaak alsnog ‘retour’ wegens ‘fouten’. Immers, mutualiteiten hebben een bredere kijk op welke prestaties een patiënt al onderging, waardoor facturatie-items niet meer voor terugbetaling in aanmerking komen. Prestaties waarvan het ziekenhuis niet op de hoogte was en dus foutief factureerde.

Er is dan ook vraag om ziekenhuizen meer rechtstreeks een kijk te bieden op het totaalbeeld van de zorgbehoevende, om die fouten en dus tijdsverlies in het betalingstraject te voorkomen. “Wij zien enkel wat er is gebeurd in het ziekenhuis”, stelt Marc Verhetsel, “terwijl de mutualiteiten die ruimere kijk hebben op de totale zorgverlening voor een patiënt.” Door het pingpongspel met facturen wachten ziekenhuizen vaak (te) lang op betaling, met alle bijhorende financiële problemen.

Bij Nexuszhealth wordt er op gewezen dat actoren die gebruik maken van nexusz wel al – mits een therapeutische relatie – bij elkaar kunnen zien welke prestaties voor een patiënt al werden verricht. Zo kunnen prestaties en onderzoeken die voor facturatieproblemen kunnen zorgen, worden vermeden. Dank zij het systeem van hubs en metahubs van het eHealth platform groeit dat informatieverkeer inzake patiënten-dossiers snel, met alle voordelen vandien.

Uiteindelijk komt er liefst nog meer uitwisseling van relevante informatie voor het opstellen van de elektronische facturaties, waar mogelijk. Denk daarbij aan uitwisselingen met de organisaties voor hospitalisatieverzekeringen (waarbij die verzekeringsmaatschappijen dan wel bereid moeten zijn hun systemen open te stellen, en de ziekenhuizen om daar gebruik van te maken). Of over wie kan genieten van een maximum factuur (en wanneer dat maximum wordt bereikt).

Meer elektronische facturatie

Vandaag is het al digitalisering wat de klok slaat, en dat is ook het geval voor de facturatiestromen van een ziekenhuis. Daar is al hard aan gewerkt, met reeds heel wat digitale datastromen. Zo krijgt de overheid (Riziv) al jaar en dag de data elektronisch aangeleverd, evenals de mutualiteiten en waar relevant ook de ocmw’s en de ziekteverzekeringsorganisaties (althans de groteren in deze sector). Waar het nog beter kan, is de e-facturatie aan de patiënt. Zo is er de vraag van de ziekenhuizen om obstakels op de weg naar zo’n volledige e-facturatie – zoals de verplichting om bewijzen van verstrekte hulp af te drukken – op te ruimen, benadrukt Luc Van Cromphaut. Het zou delen van de facturatiecyclus doen verdwijnen, en resulteren in een stevige vereenvoudiging.

Hoe moet vervolgens die e-factuur aan de patiënt worden bezorgd? In een van overheidswege voorziene eBox? Of in een ‘box’ aangeboden door een commerciële dienstverlener (à la Doccle, Zoomit et alia)? Of moet een combinatie mogelijk zijn? Bij Agoria breekt Ferdinand Casier, Business Group Leader Digital Industries, in ieder geval een lans voor een privé-dienstverlening. Die box moet “een concept zijn, geen product dat door de overheid als front end wordt geleverd. Dat kan door een openheid met de back office te voorzien, waarna de eindklant toegang verkrijgt via een marktoplossing.”

Voor Frank Robben, general manager eHealth platform, maakt een en ander weinig uit. “Wij bouwen alle systemen als ‘loosely coupled’ zodat we makkelijk kunnen inspelen op veranderingen. De IT zal geen blokkerende factor zijn.”

Wat de uitwisseling van documenten, bewijzen en facturen met de patiënt betreft, ziet ook Frank Robben wel de trend naar het gebruik van een elektronische brievenbus. “Zo’n brievenbus is een asynchrone opslag, en de klant kan kiezen welke ‘front office’ te gebruiken. Wat de documenten uit de sociale sector betreft, die zijn bij ons op een beveiligde server opgeslagen in afwachting van de versturing naar zo’n box”. Kortom, “wij verzorgen de voorwaarden waaronder dat alles kan, met een scheiding tussen elektronica/IT en het beleid”.

Voor de leveranciers van facturatie en/of tarificatie software mag dit evenmin een probleem vormen. “Jaren geleden beseften ziekenhuizen dat het zelf drukken van facturen geen core business was,” aldus Marc Verhetsel, “Dat drukwerk werd uitbesteed aan derden en wij kunnen de facturen in elke gewenste lay-out naar de bedrijven sturen.” Het gebruik van een eBox of equivalent om een volledig elektronische factuur te sturen, “maakt ook ons niets uit.”

Het volledig elektronisch maken van de patiëntenfactuur zou ook kunnen resulteren in een betere dienstverlening. Het biedt allicht mogelijkheden om op factuur items door te klikken voor meer uitleg. Ook hier hebben de bouwers van facturatie/tarificatie software ideeën, maar zijn er wel nog wettelijke beperkingen (“de lay-out van een patiëntenfactuur is wettelijk bepaald”, “er is slechts een beperkt aantal tekens beschikbaar” voor uitleg…). “We hebben al jaren leesbare bijsluiters, maar nog geen leesbare facturen,” merkt Luc Van Cromphaut droogjes op. Anderzijds moet er sowieso ook meer aan medische ‘alfabetisering’ van de bevolking worden gedaan, zodat patiënten de informatie in hun dossier beter begrijpen.

Nog een mogelijkheid is wellicht het makkelijker genereren van een kostenraming bij de opname in het ziekenhuis. Ramingen zijn nu al mogelijk, maar vereisen vaak nog heel wat eigen inspanningen van de patiënt, of blinken niet uit door nauwkeurigheid. Door meer datastromen te integreren, kan zo’n up front raming realistischer zijn (zij het dat natuurlijk bijkomende kosten, zoals door complicaties, kunnen worden voorzien).

Uitdagingen

De introductie van ‘laagvariabele zorg’, in casu een forfaitsysteem, zorgt voor bijkomende uitdagingen. Ook hier kijken de leveranciers van de facturatie/tarificatie software uit naar meer duiding vanwege de overheid om een en ander te kunnen programmeren. Immers, de facturatie blijft wel prestatie gebonden, klinkt het. Om niet te spreken over de uitdaging om het forfait te verdelen onder de betrokken zorgverleners. Voor de leveranciers van software aan de inputzijde wordt het dan ook een uitdaging om nauwkeurig te registreren wat elke arts heeft gedaan voor een specifieke patiënt (met hier wellicht een rol voor ‘Internet of Things’-technologie?). Dit kan allicht meer een probleem vormen in ziekenhuizen met autonome afdelingen, en waar de artsen niet in loondienst zijn.

En op langere termijn zijn er mogelijks ‘facturatie’-uitdagingen door veranderende prioriteiten en praktijken, zoals meer aandacht voor preventie. Dat impliceert wellicht meer automatisering van prestaties (monitoring, interpretatie van gegevens) gedurende langere perioden, door verschillende actoren die allicht op verschillende wijzen verbonden zijn aan een ziekenhuis… En dat allicht in combinatie met een meer ‘dynamisch’ vergoedingen beleid van de overheid en verzekeringsmaatschappijen (inclusief wellicht verschillende tarieven voor personen die meer of minder zorg voor hun gezondheid hebben gedragen??).

Of wat als er ooit meer een resultaatgerichte aanpak komt? Met een betaling afhankelijk van hoe goed de patiënt werd geholpen (een trend die blijkbaar door verzekeringsbedrijven in de VS wordt nagestreefd, met het oog op een ‘bevordering van de kwaliteit van de zorgverlening’…).

Of als er nog meer een case oriented aanpak komt, met een facturatie over het geheel van een case (vanaf het eerste contact bij een arts of spoeddienst, gevolgd door alle fasen van de behandeling, allicht door een rist specialisten, met vervolgens revalidatie en nazorg/monitoring op lange(re) termijn), waarbij de prestaties door een ziekenhuis slechts één of enkele schakels in de hele ketting vormt?

De uitdagingen voor de zorgwereld, in het bijzonder in ziekenhuizen, zullen in de komende jaren niet kleiner worden, met ongetwijfeld budgettaire implicaties vn overheidswege. Al even ongetwijfeld zal dit een impact hebben op wat en hoe ziekenhuizen een en ander zullen factureren. Wat zo goed als ongetwijfeld de facturatie/tarificatiesoftware niet meteen minder complex zal maken…

Guy Kindermans